¿Qué ventajas tiene la microfilmación respecto de la digitalización?

Según los Decretos 2527 de 1950 por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y 3354 de 1954 por el cual se modifica el artículo 9 del mencionado decreto una imagen de microfilme tiene la misma validez legal que un documento en papel, ya que esta no es considerada una copia sino un original, lo cual implica que la entidad productora puede eliminar de manera segura los documentos, con base en lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental. En todo caso, la microfilmación es un medio que garantizará la disponibilidad de la información durante décadas, con una ventaja adicional respecto a las amenazas de un medio digital.

 “La preservación en un medio digital implica el costo de tener un servidor cada día más potente, ya que el número de imágenes almacenadas cada día es mayor. Es necesario hacer copias de respaldo de manera periódica para una información que en términos generales no está siendo modificada. Por último, la tecnología digital tiene dos amenazas: la de la obsolescencia y la de un virus.”

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Comité Asesor de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos. Pautas para la Utilización del Microfilme. Guías AGN, 2.009.  p. 28

 “La recomendación que hacen las empresas dedicadas a ofrecer herramientas para el manejo de los documentos es que durante la etapa de gestión, los documentos sean digitalizados y que en la medida en la que los documentos llegan a la etapa de preservación, éstos sean transferidos del medio digital a la película de microfilme.”

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Comité Asesor de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos. Pautas para la Utilización del Microfilme. Guías AGN, 2.009.  p. 29